Соответствие 152 ФЗ в Ижевске: сайт завода тоже обрабатывает данные
В этой статье
- Резюме на странице вакансий
- Не только паспорт: полный список того, что защищает закон
- Формы для поставщиков и тендеров
- Что находим при аудите соответствия 152 ФЗ
- Где физически лежат данные ваших клиентов
- Резюме соискателей нужно удалять?
- Обязательно ли выносить политику на отдельную страницу?
- Политика есть, а согласия нет. Это проблема?
Промышленный сайт кажется самым безопасным: каталог, сертификаты, контакты отдела сбыта. Но стоит появиться странице вакансий и форме «задать вопрос инженеру», как компания начинает обрабатывать персональные данные. Под это определение попадает всё, по чему можно узнать человека: имя, телефон, рабочая почта, должность в связке с фамилией, резюме, прикреплённый файл с анкетой.
Резюме на странице вакансий
Заводы и приборостроительные предприятия Удмуртии активно набирают людей через сайт. Форма отклика собирает максимум: ФИО, год рождения, опыт, иногда скан диплома. Это самый чувствительный массив на всём сайте, и он же чаще всего живёт в общем ящике вроде hr@, к которому есть доступ у нескольких человек. Первое, что мы меняем: отклики уходят в защищённое хранилище, доступ – только у кадровой службы, срок хранения ограничен.
Не только паспорт: полный список того, что защищает закон
- имя и любой контакт для связи, включая корпоративную почту сотрудника;
- файлы, которые человек прикрепил к обращению;
- содержание переписки в чате и записи разговоров;
- сведения о должности и организации, привязанные к конкретному человеку;
- данные в CRM и в выгрузках, которые менеджеры делают «для себя».
Формы для поставщиков и тендеров
На сайтах производств есть отдельный слой заявок: анкета поставщика, запрос коммерческого предложения, форма для дилеров. Там просят должность, телефон, почту и подпись ответственного. Формально это отношения между организациями, фактически – обработка данных сотрудников. Такие формы нужно закрывать согласием так же, как обычную заявку с главной страницы. Отдельно проверяем прикреплённые файлы: коммерческие предложения и анкеты часто складываются в открытую папку на сервере, и ссылка на неё со временем попадает в поисковый индекс вместе со всем содержимым.
Что находим при аудите соответствия 152 ФЗ
Типовая картина по промышленным сайтам:
- политика есть, но написана про другой сайт и не совпадает с реальными формами;
- галочка согласия проставлена заранее или её нет вовсе;
- заявки дублируются в сторонний сервис форм, о котором никто не помнит;
- хостинг зарубежный, потому что так решил подрядчик семь лет назад;
- доступ к панели администратора остался у уволившихся сотрудников.
Где физически лежат данные ваших клиентов
Ключевой вопрос защиты персональных данных сайта: назовите конкретные места. Обычно их больше, чем кажется: база сайта, почтовый ящик, CRM, таблица у менеджера, сервис рассылок, аналитика. Мы составляем эту карту, оставляем нужное и переносим хранение на серверы в РФ. Дальше настраиваем резервные копии и журнал доступа, чтобы было видно, кто и когда выгружал заявки. Этим же занимаемся в рамках поддержки, а сайты для заводов сразу делаем с учётом требований.
Резюме соискателей нужно удалять?
Хранить их бессрочно «на всякий случай» не стоит. Разумная практика: определить срок, по истечении которого отклики удаляются, и описать его в документах.
Обязательно ли выносить политику на отдельную страницу?
Да, и ссылка должна быть в подвале каждой страницы плюс рядом с каждой формой. Скрытый документ, который находится только через поиск, свою задачу не выполняет.
Политика есть, а согласия нет. Это проблема?
Это две разные обязанности. Политика информирует, согласие фиксирует согласие человека на конкретные действия с его данными. Одно другое не заменяет.
Начнём с проверки: позвоните +7 (901) 417-22-12, и мы разберём ваш сайт по формам и хранилищам, покажем карту данных и порядок работ по приведению в соответствие с ФЗ № 152. Посмотрите заодно цены.