Внедрение Битрикс24 в Ижевске

Самая частая жалоба компаний Ижевска: менеджеры не ведут сделки, потому что «там невозможно ничего заполнить». Открываем карточку – под сотню полей, треть обязательные, половина продублирована под разными названиями. Каждый руководитель за три года добавлял своё, убирать не пробовал никто. Сокращение карточки даёт больше, чем любая новая автоматизация, и обходится дешевле.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России, а в Ижевске нас чаще всего просят начать именно с карточки. Разбор у неё короткий, а результат измерим.

Откуда берётся сотня полей

Поля появляются по одной причине: кто-то однажды не нашёл нужную информацию и попросил её фиксировать. Просьба разумная, но никто не спрашивает, что произойдёт с этими данными дальше. В итоге в карточке соседствуют «источник обращения» и «откуда узнали», «контактное лицо» и «ЛПР», «комментарий» и «примечание менеджера», а отчёт по ним не строится, потому что заполняют их как придётся.

Проверка простая: посмотреть, в скольких заказах за год поле не пустое. Из сотни осмысленно заполняется примерно двадцать, а среди обязательных половина содержит точку или прочерк – их ставят, чтобы система пропустила дальше.

Отдельная категория – поля, заведённые под отчёт, который давно никто не открывает. Их видно по датам: заполнялись полгода, потом перестали. Такие мы выносим в отдельный список и показываем заказчику, потому что решение по ним принимает не подрядчик.

Правило, по которому поле остаётся в карточке

Каждому полю мы задаём один вопрос: кто и что сделает иначе, увидев это значение. «Плановая дата запуска в цех» меняет очередь работ – остаётся. «Отрасль клиента» никого ни к чему не обязывает и в отчётах не участвует – уходит. Дальше поля делятся на три группы.

• Рабочие остаются на первом экране, их семь-пятнадцать.
• Справочные переезжают в дополнительный блок: содержимое сохраняется, но глаза не отвлекает.
• Мёртвые остаются скрытыми до конца проекта, потом удаляются вместе с историей.

Поля, которые видны только на своём шаге

Часть данных нужна не всегда, а в конкретный момент. Номер чертежа и требования по допускам важны при оценке, реквизиты для отгрузки – в конце, причина отказа – только при закрытии. Мы настраиваем показ полей по стадиям: на каждом шаге менеджер видит четыре-шесть строк вместо простыни. Обязательность тоже переносится с момента создания на вход в нужную стадию – заявку нельзя терять из-за того, что менеджер не знает ИНН на первом звонке.

Что заменяет поля: справочники и каталог

Половина полей в чужих карточках – текстовые строки, куда каждый пишет как хочет. Это тупик: по такому полю не собрать ни фильтр, ни отчёт. Мы переводим их в списки с фиксированными значениями, а номенклатуру – в каталог товаров и услуг с ценами и единицами измерения. После этого сумма считается по позициям, а не набирается руками, и спецификация со счётом перестают расходиться.

Заказное производство: чертежи, версии, сроки

Машиностроение и приборостроение Ижевска дают львиную долю заказов, и работа начинается с чертежа, а не со звонка. Карточке нужны не поля-описания, а вложения с версиями: исходный чертёж заказчика, замечания технолога, согласованная редакция. Мы фиксируем правило именования файлов и добавляем шаг ожидания оценки с ответственным из производства, чтобы заказ не висел на менеджере, который физически не может его продвинуть.

Здесь же появляется вторая роль внутри заказа. Менеджер отвечает за отношения с клиентом, технолог – за оценку и срок, и видеть карточку должны оба. Мы добавляем поле соисполнителя и уведомление ему при смене шага – особенно когда офис и цех стоят в разных концах Ижевска: иначе оценка застревает, потому что менеджер уверен, что запрос ушёл, а технолог о нём не знает.

Обязательные поля и сопротивление отдела

Обязательность – самый спорный инструмент в карточке. Поставленная не на своём месте, она превращается в игру: сотрудник вбивает точку и идёт дальше, данные всё равно не собираются, а недоверие к системе растёт. Мы держим два принципа. Первый: обязательным становится то, без чего следующий шаг физически невозможен – без адреса не отгрузить, без причины отказа не закрыть проигранный заказ. Второй: список согласуется с самими менеджерами на встрече, а не спускается приказом.

После такого разговора отдел обычно сам просит добавить два-три поля, о которых мы бы не догадались: как правило, это данные, которые они и так держат в блокнотах. Такие поля приживаются сразу, потому что появились не сверху.

Обмен с 1С:УНФ и «Управлением торговлей»

У производственных компаний Удмуртской Республики учёт живёт в 1С, и без обмена короткая карточка теряет половину смысла: часть данных всё равно придётся вводить дважды. Настройка обмена – от 90 000 ₽ и около двух недель. Через него ходят номенклатура и цены, счета, оплаты и отгрузки, а в CRM появляется то, ради чего менеджеры заходят туда сами: актуальный остаток и статус оплаты. Обязательно добавляем оповещение ответственному при остановке обмена – без него о сбое узнают спустя полгода, по расхождению в отчётах.

Что происходит с данными при чистке

Ничего не удаляется без выгрузки. Перед изменениями мы делаем полный экспорт заказов, контактов и компаний со всеми значениями, включая те, что уходят в скрытые. Повторы контрагентов сводим по ИНН, а не по названию: «ООО Ромашка» и «Ромашка, ООО» система считает разными компаниями, и история продаж по клиенту рассыпается надвое.

Скрытые поля мы не трогаем до конца сопровождения. Пару раз за месяц выясняется, что убранное значение всё-таки нужно – например, его требует бухгалтерия при закрытии квартала. Вернуть поле на экран занимает минуту, а восстановить удалённые данные из выгрузки заметно дольше, поэтому порядок именно такой: сначала спрятать, потом убедиться, что не понадобилось, и только затем удалять.

Заодно приводим к единому виду справочник источников обращения. Пока в нём соседствуют «сайт», «Сайт» и «заявка с сайта», отчёт по каналам собрать невозможно, а без него непонятно, какая реклама окупается.

Сколько времени экономит короткая карточка

Мы замеряем до и после: сколько минут уходит на заведение заказа и на перевод его по шагам. Разница между сотней полей и пятнадцатью – несколько минут на каждый заказ, а при полусотне заказов в месяц на менеджера набегают часы. Важнее другое: когда заполнение перестаёт быть наказанием, в системе появляются заказы, которых раньше в ней просто не было, и отчёты впервые начинают совпадать с реальностью.

Сроки и порядок работ

Разбор карточки, перестройка воронки, настройка прав и обучение укладываются в экспресс-запуск: от 60 000 ₽ и пять рабочих дней. Обмен с учётной системой и доработку отчётов обычно делают следующим этапом, когда команда уже привыкла к новому виду карточки. Лицензию Битрикс24 вы покупаете напрямую у вендора, в стоимость работ она не входит, а смета фиксируется в договоре до старта.

Куда смотреть после того, как карточка похудела

Дальше видно следующее узкое место, и по Ижевску оно самое частое: заявки, которые не доходят до системы. Форма на сайте отправляет письмо на общий ящик, звонки идут мимо АТС, обращения из мессенджеров остаются в телефонах. Мы связываем сайт и CRM одной командой, чтобы каждое обращение создавало запись автоматически; смежные задачи описаны в разделе автоматизация бизнеса.

Хотите понять, что из ста полей вам действительно нужно, – звоните +7 (901) 417-22-12. Посмотрим вашу карточку и воронку, покажем, что можно убрать без потери данных, и назовём срок и стоимость работ.