Ошибки в управленческом учёте, из-за которых цифры показывают не то
В этой статье
- Прибыль меряют остатком на расчётном счёте
- Калькуляцию заказа делают один раз и не пересчитывают
- Отчётность держится на одном человеке и одном файле
- Юрлица группы считают по отдельности
- Отчёт за месяц выходит к двадцатому числу следующего
- Чем этот набор заканчивается через год
- Как мы разбираем это у себя на проекте
Металлообработка, контрактные цеха, приборостроение, поставщики нефтяников и сервисные компании – производственный профиль Ижевска задаёт и типовой набор проблем с деньгами. Учётная база работает, бухгалтерия сдаёт декларации в срок, а собственник всё равно не может сказать, какой заказ принёс прибыль, а какой её съел. Причина почти никогда не в программе. Причина – четыре-пять повторяющихся просчётов, которые мы встречаем на диагностике снова и снова. Разберём их по очереди и покажем, чем каждый заканчивается.
Прибыль меряют остатком на расчётном счёте
В конце месяца смотрят баланс счёта: вырос – месяц удачный, просел – плохой. На счёте при этом лежат авансы заказчиков за партии, которые ещё даже не запущены в работу, и возвращённый налог. Дальше сценарий один: деньги распределяют на закупку станка и премии, а через шесть недель нечем платить за металл. Прибыль и деньги – это два разных отчёта, и вести их надо параллельно: отчёт о прибылях и убытках отвечает за результат, отчёт о движении денежных средств – за платёжеспособность.
Калькуляцию заказа делают один раз и не пересчитывают
Расчёт готовят к коммерческому предложению, а после отгрузки к нему не возвращаются. Брак, повторная обработка детали, срочная докупка проката по цене выше плановой, простой оборудования из-за ремонта, доставка до площадки заказчика остаются за рамками. В отчёте позиция выглядит доходной, по факту отработала в ноль. Обычно в фактическую себестоимость забывают завести:
- отклонение расхода материала от технологической нормы;
- сверхурочные и выход бригады в выходной день;
- оснастку и инструмент под конкретную партию;
- логистику, упаковку и погрузочные работы;
- гарантийные доработки уже после подписания акта.
Отчётность держится на одном человеке и одном файле
Сводную таблицу ведёт финансист или сам директор, логику формул знает только автор. Отпуск, увольнение или потерянный ноутбук – и компания слепнет на месяц. Управленческая отчётность обязана собираться из источников сама, а не набиваться руками по вечерам. Как связать учётную базу, банк и сделки в одну цепочку, показано на странице обмена данными с 1С.
Юрлица группы считают по отдельности
Схема из двух-трёх компаний в Ижевске давно стала обычной: производство на одном юрлице, торговый дом на втором, помещения на третьем. Каждое смотрят изолированно, внутренние обороты между ними не убирают. Итог раздувается: одна и та же партия попадает в выручку дважды, рентабельность группы оказывается фантазией. Отдельная беда – аренда и техника, которые записаны на одну компанию, а работают на всех: их стоимость не доезжает до тех направлений, что реально ими пользуются. Внутригрупповые сделки исключаются до сборки отчётности, иначе консолидация бессмысленна.
Отчёт за месяц выходит к двадцатому числу следующего
Пока данные сводят руками, цифры за январь появляются в середине февраля, когда решения по январю уже приняты и половина денег потрачена. Такая отчётность годится для истории, но не для управления. Нормальный срок закрытия периода для производственной компании – три-пять рабочих дней, и достигается он не героизмом финансиста, а регламентом: кто и когда закрывает документы, до какого числа цех сдаёт данные о выпуске, что делать с расходами, которые приходят позже.
Чем этот набор заканчивается через год
Поодиночке ошибки не выстреливают, они копятся и дают предсказуемый результат:
- убыточные направления живут годами и дотируются прибыльными;
- разрывы закрывают дорогими займами вместо платёжного календаря;
- цены держат по прошлогодней калькуляции и теряют маржу на каждой отгрузке;
- решение о новом оборудовании принимают по ощущению, а не по расчёту окупаемости.
Как мы разбираем это у себя на проекте
Сначала диагностика: берём выгрузки за три-четыре последних месяца и показываем точки, где цифра ломается. Затем собираем финансовую модель, настраиваем три отчёта и дашборд, который открывается с телефона. Экспресс-отчётность стоит от 80 000 ₽, полная постановка учёта – от 220 000 ₽, сопровождение – от 25 000 ₽ в месяц. Небольшому цеху в Ижевске обычно достаточно первого варианта, группе юрлиц нужна полная постановка. Остальные позиции перечислены в разделе цен.
Наберите +7 (901) 417-22-12: посмотрим ваши отчёты и назовём ошибки, которые стоят вам денег прямо сейчас.
